Het gegevensformulier gebruiken

Excel voorziet ons van een handig hulpmiddel om ons bij het onderhoud van onze lijst te assisteren.

Het helpt ons records te bekijken, toe te voegen, te verwijderen, te wijzigen of te zoeken, gebaseerd op criteria.

Om het gegevensformulier te tonen klikken we op Data – Form in onze Menubalk.

In het gegevensformulier zien we aan de linker kant al onze velden uit onze lijst (max.32).

Aan de rechtse kant zien we alle opdrachten die we kunnen gebruiken.

Met de scrollbar in het midden kunnen we scrollen door de verschillende records uit onze databank.

Klikken op de pijltjes “onder” en “boven” of de “Enter” en de “Shift + Enter” knop van ons toetsenbord laat ons ook toe te scrollen tussen de verschillende records.

We kunnen ons vlugger verplaatsen tussen de records met de “Page Up” en “Page Down” toets op het toetsenbord, of zoals eerder vermeld met de scrollbar.

We kunnen ons verplaatsen naar het eerste of het laatste record uit de databank door te klikken op “Ctrl + Page Up” of “Ctrl + Page Down ” op het toetsenbord.

We kunnen de cursor verplaatsen door de velden, door te klikken op de tab-toest voor het volgende veld, en te klikken op de “Shift + tab” toets voor het vorige veld.

Om gegevens te wijzigen in een record, selecteren we het record, en klikken in het veld dat we willen wijzigen. Voer de wijzigingen in en klik op de tab-toets om de wijziging te bevestigen.

Mochten we een fout hebben getypt, kunnen we de knop “Restore” klikken om de wijziging ongedaan te maken.

Dit kan enkel gebeuren zolang we het record niet hebben verlaten, éénmaal we het record hebben verlaten, zullen we de originele waarde manueel terug moeten ingeven.

Records toevoegen en verwijderen in het gegevensformulier

Om een nieuw record toe te voegen in het gegevensformulier, klikken we de “New” knop aan de rechter kant.

Een blanco record zal verschijnen aan de linker kant, waar we de informatie kunnen ingeven.

Klik in het bovenste invulvak en geef je gegevens in, klik op de Tab-toets om naar het volgende veld te springen.

Wanneer alle velden zijn ingevuld klik je nogmaals op New als je nog één wil invullen.

Klik op “Close” indien je wenste te stoppen.

Je kan records verwijderen via het gegevensformulier, door het record eerst te selecteren en dan te klikken op de knop “Delete”.

Een bevestigingsvenster zal je vragen of je het record wel degelijk wil verwijderen.

Hou er rekening mee, éénmaal je het record hebt verwijderd, er geen weg meer terug is.

Records vinden in het gegevensformulier

Klik op Criteria als u zoekvoorwaarden of vergelijkingscriteria wilt instellen en typ de criteria in het gegevensformulier.
Klik vervolgens op “Find Prev” of “Find Next” als u de records wilt zoeken die aan de criteria voldoen.

We kunnen in onze Criteria die we opgeven ook gebruik maken van vergelijkingsoperatoren, zoals het groter dan teken (>), het kleiner dan teken (<), het is gelijk aan teken (=), etc…

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats