Gegevens sorteren

In Excel kunnen we sorteren op elk veld dat beschikbaar is.

Excel kan alfabetisch en numerisch sorteren, zowel aflopend (Z-A, 10-1), als oplopend (A-Z, 1-10).

Standaard zal het sorteren van boven naar beneden (kolommen), maar we kunnen ook sorteren van links naar rechts (rijen).

We kunnen sorteren op één kolom of meerdere kolommen (maximum 3).

Wanneer we gegevens sorteren, moeten we specifiëren welke velden we willen sorteren, en hoe we willen sorteren.

Om op slechts één kolom te sorteren, klikken we in een cel van de kolom die we willen sorteren en

klikken op de knoppen aflopend of oplopend sorteren in de standaard menubalk.

Wanneer we op meerdere kolommen willen selecteren, plaatsen we onze cursor in de lijst, en klikken Data – Sort in de menubalk.

Dit opent het dialoogvenster “Sort”:

Excel probeert te sorteren op de labels uit de kolomhoofdingen.

Wanneer we een lijst hebben zonder kolomhoofdingen, en we willen deze toch sorteren, selecteren we het vakje “No header row” onderaan het dialoogvenster.

Excel zal dan sorteren volgens kolomletter, we kunnen deze wijzigen in het vak “Sort by”

Hetzelfde wanneer we wel kolomhoofdingen hebben, in het eerste vak kiezen de we de primaire sorteercriterium op welke kolom we willen sorteren, en kiezen voor aflopend op oplopend.

In het tweede vak “Then by” kiezen we het tweede criterium waarop we willen sorteren en aflopend of oplopend.

En in het derde vak, indien we dit nog wensen, het derde criterium.

Wanneer we klaar zijn klikken we op OK.

Wanneer we verkeerd zijn geweest klikken we op de “Ongedaanmaak” knop in de Standaard werkbalk, onmiddellijk nadat we het sorteren hebben toegepast.

Sorteren op aangepaste lijst

Soms kan het wel eens nuttig zijn onze lijsten te sorteren op iets anders dan alfabetisch of numerisch.

Dit kan enkel in het eerste (primaire) vak.

Een typisch voorbeeld van chronologisch sorteren is Maandag, Dinsdag, Woensdag …

In Excel kunnen we onze eigen sorteerlijstjes samenstellen.

Eénmaal zo’n lijstje aangemaakt kunnen we dit gebruiken in elk werkblad in Excel.

Om een aangepaste lijst te maken typen we eerst ons lijstje in een rij in Excel.

Dan klikken en slepen we over het hele lijstje.

Dan klikken we op “Tools -Options…” uit de Menubalk om het Options dialoogvenster te openen.

Klik op het “Custom List” tabblad.

In dit tabblad zien we het Bereik dat is geselecteerd in ons werkblad, in het vak “Import list from cells”, onderaan rechts in het dialoogvenster

Klik op de Import knop om de gegevens van de geselecteerde velden te importeren in het “List entries” vak.

De lijst verschijnt ook in het vak “Custom lists”, eventueel voor later gebruik.

We klikken op OK om te bevestigen.

We kunnen ook lijsten verwijderen door de lijst te selecteren het vak “Custom lists”, en te klikken op de knop “Delete”.

Om nu op deze aangepaste lijst te sorteren, klikken we in een cel in onze te sorteren lijst.

Kiezen Data – Sort in de Menubalk.

En in het dialoogvenster “Sort” geven we eerst het veld in waarop we willen sorteren, in het primaire

vak.

En klikken op de knop “Options”.

Uit het dropdownmenu van het bovenste vak kiezen we onze lijst die we juist hebben aangemaakt.

Klik op OK in het “Sort Options ” dialoogvenster.

En klik nogmaals op OK in het “Sort” dialoogvenster.

Sorteer opties

In Excel kunnen we ook sorteren van links naar rechts.

Dit kan echter niet in een Excel 2003 lijst, zonder deze eerst terug te converteren naar een gewoon bereik.
Om dit eerst te doen klikken we op Data – List – Convert to Range in de menubalk.
Klik Yes om het terug te converteren.

Nu, om te sorteren van links naar rechts selecteren we een cel in ons werkblad.

We klikken op Data – Sort in de Menubalk

In het dialoogvenster “Sort” klikken we de “Options” knop in de linker benedenhoek.

Als we willen sorteren op een aangepaste lijst gebruiken we het dropdown menu om het lijstje te selecteren.

Onderaan in het “Sort Options” dialoogvenster kiezen we “Sort left to right”.

En klik op OK.

Dan selecteren we het rijnummer in het “Sort” dialoogvenster waarop we willen sorteren, en klikken op OK.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats