Delen van werkmappen
We kunnen werkmappen delen met andere gebruikers in een netwerk, en simultaan wijzigingen aanbrengen.
Er zijn wel een aantal punten waar je rekening mee moet houden, wanneer we een werkmap delen. Onderstaande bewerkingen kunnen niet meer worden gewijzigd of ingevoegd:
- samengevoegde cellen
- voorwaardelijke opmaak
- gegevensvalidatie
- grafieken
- afbeeldingen
- objecten (inclusief tekenobjecten)
- hyperlinks
- scenario’s
- overzichten
- subtotalen
- gegevenstabellen
- draaitabelrapporten
- werkmap- en werkbladbeveiliging
- macro’s.
Daarvoor, voer deze dingen uit voor je de werkmap deelt.
Om een werkmap te delen openen we eerst onze werkmap.
Dan selecteren we “Tools” – “Share Workbook” uit de menubalk.
Dit opent het dialoogvenster “Share Workbook”:
Kies de Editing tab, en vink het vakje “Allow changes by more than one user at same time” aan.
Dan kiezen we de Advanced tab om extra opties in te stellen.
In de bovenste sectie van de Advanced tab stellen we in hoe lang we de wijzigingen opslaan.
In de tweede sectie stellen we in wanneer we onze wijzigingen willen opslaan.
In de derde sectie stellen we in wat er moet gebeuren bij conflicten met wijzigingen door verschillende gebruikers.
En in de laatste sectie kunnen we het print en filter vakje aanvinken om deze in de “standaard view” weer te geven.
Klik OK indien je tevreden bent met de ingestelde opties, en klik Ok wanneer wordt gevraagd of je de wijzigingen wil opslaan.
Eénmaal dit is gebeurd, kunnen andere gebruikers wijzigingen aanbrengen.
Wanneer twee gebruikers wijzigingen aanbrengen in dezelfde cel, zal Excel ons het dialoogvenster weergeven “Resolve Conflicts”.
In dit dialoogvenster zien we de informatie van elke wijziging en het conflict.
Om jouw wijzigingen te behouden, klik je op “Accept Mine”, om de andere zijn wijzigingen te behouden selecteer je “Accept Others”.
Je kan ook kiezen “Accept All Mine” of “Accept All Others”, om alle wijzigingen te behouden.
Dit zal uiteraard enkel gebeuren wanneer we “Ask me which changes win” hebben aangevinkt in het dialoogvenster “Share Workbook”. op het tabblad Advanced.
Wanneer we ons gedeeld werkblad niet meer willen delen met anderen, kiezen we Tools – Share Workbook in de menubalk, en in het dialoogvenster klikken we nogmaals op “Allow changes by more than one user”.
En klikken op OK.
Het bekijken van wijzigingen
Om wijzigingen te markeren klikken we op Tools – Track Changes – Highlight Changes in de menubalk:
In het dialoogvenster dat verschijnt kunnen we de volgende opties selecteren:
Track Changes while Editing: dit moet steeds zijn aangevinkt willen we onze wijzigingen kunnen opsporen.
When: hier hebben we verschillende mogelijkheden waaruit we een keuze moeten maken. Veel uitleg behoeft dit niet.
Who: hier hebben we terug een keuzelijst die me duidelijk lijkt.
Where: hierin kunnen we een Bereik ingeven dat we willen controleren op wijzigingen.
In de tweede sectie van het dialoogvenster hebben we de keuze om de wijzigingen die we hebben gemaakt, op ons scherm weer te geven, of/en in een nieuw werkblad
Klik op Ok.
Wijzigingen aanvaarden
Na het bekijken van de wijzigingen kunnen we kiezen of we deze aanvaarden of niet.
Om dit te doen klikken we op Tools – Track Changes – Accept or Reject Changes in de menubalk
In het dialoogvenster dat opent, filteren we de wijzigingen door te klikken op de vakjes When, Who, en Where, om onze lijst te beperken.
Eénmaal al je gewenste selecties zijn ingevuld, klikken je op OK.
In het venster dat verschijnt zien we wat er is gewijzigd, door wie en wanneer.
Klik op Accept of Accept All om ze te aanvaarden, klik op Reject of Reject All om ze te weigeren.
Wanneer er meerdere wijzigingen zijn gebeurd aan één cel, moeten we eerst selecteren welke we willen behouden.
De Redigeren werkbalk (Reviewing Toolbar)
We gebruiken de Redigeren werkbalk om cellen te voorzien van opmerkingen, of wijzigingen te bekijken in een gedeelde map.
een korte uitleg over de verschillende knoppen:
 |
nieuwe opmerking |  |
verwijder opmerking | |
 |
wijzigen opmerking |  |
verberg geschreven commentaren | |
 |
vorige opmerking |  |
verwijder geschreven commentaren | |
 |
volgende opmerking |  |
maak outlook taak | |
 |
verberg opmerking |  |
update bestand | |
 |
verberg alle opmerkingen |  |
stuur naar mail ontvanger | |
 |
beantwoord met wijzigingen | |||
 |
einde herziening | |||
Opmerkingen toevoegen
Wanneer we formules ingeven, of wijzigingen aanbrengen in een cel, kan het nuttig zijn wat commentaar hierover te geven, zodat anderen die werken met ons werkblad deze kunnen lezen.
Bijvoorbeeld, we zouden een opmerking aan een cel kunnen geven waarvan de functie van een formule wordt uitgelegd.
Meer dan eens zullen we commentaar willen geven aan wijzigingen die we hebben aangebracht in een cel, en
waarvan we andere gebruikers het nut hiervan willen toelichten.
Cel opmerkingen zijn kleine tekstkaders die aan een cel zijn toegewezen.
Wanneer iemand met z’n muisaanwijzer over de cel beweegt, zal er een popup-venstertje veschijnen met onze opmerking.
Cellen waarin een opmerking werd aangebracht, hebben een klein rood driehoekje in de rechter bovenhoek.
We kunnen makkelijk een opmerking aan een cel toevoegen door op de knop nieuwe opmerking
te klikken
Of door te rechtsklikken op de cel en te kiezen uit het popup-menu voor “Insert Comment”.
In het tekstvak dat wordt weergegeven, wordt samen met de opmerking ook de naam weergegeven van de persoon die deze heeft aangebracht.
Wanneer we klaar zijn onze opmerking in te geven, klikken we ergens op ons werkblad.
Onze cel is nu voorzien van het rode driehoekje.
Opmerkingen beheren
We kunnen onze opmerking wijzigen door op de knop Edit te klikken.
Deze knop is pas zichtbaar wanneer onze cel reeds is voorzien van een opmerking.
Of we rechtsklikken op de cel en kiezen “Edit Comment” uit het popup-menu.
Om een opmerking te verwijderen, selecteren we de cel en klikken op de knop “Delete Comment” .
Of we rechtsklikken op de cel en kiezen “Delete Comment” uit het popup-menu.
Opmerkingen bekijken
Door de muisaanwijzer over de cel te bewegen kunnen we de opmerking bekijken.
Maar als we meerdere opmerkingen in verschillende cellen hebben, kan het handig zijn deze opmerkingen één voor één te lezen.
We kunnen dit doen door op de knoppen Vorige en Volgende 
te klikken.
Door op de knop”Show all Comments” te klikken, zien we alle opmerkingen in ons werkblad, door hier nogmaals op te klikken worden alle opmerkingen weer verborgen.
Wanneer opmerkingen elkaar overlappen, kunnen we deze verschuiven door met de muisaanwijzer over de rand van de opmerking te bewegen, tot deze wijzigt in een kruisje met pijltjes, en dan te klikken en slepen naar links, rechts, onder of boven.
Opmerkingen printen
We hebben de keuze onze opmerkingen af te drukken op het einde van ons werkblad, of in het werkblad.
Kies File – Page Setup in de menubalk.
In de sectie Print, vak Comments, maken we de keuze tussen None (niet afprinten), At end of sheet (aan het eind van het werkblad), of As displayed on sheet (zoals afgebeeld op het werkblad).
Klik op Ok wanneer je tevreden bent.
Spreadsheets verzenden
Wanneer we een gedeelde werkmap, of een kopij hiervan hebben, en we willen deze mailen met Outlook naar een medewerker, openen we eerst onze werkmap.
Dan selecteren we “File| Send To| Mail Recipient (for Review)…” uit de Menubalk.
Dit zal het werkblad verzenden naar de ontvanger zodat deze het kan bewerken en/of inkijken.
En het ons terug mailen na de wijzigingen zijn aangebracht.
Wanneer we kiezen voor “Mail Recipient (as Attachment)…” zal dit worden verzonden als kopij van het werkblad,
attached bij de email en hierdoor niet kunnen worden gebruikt voor het “delen van werkmappen”.
Wanneer we echter hebben gekozen voor “Mail Recipient (for Review)…” kan de ontvanger na wijzigingen te hebben aangebracht, klikken op de knop uit de reviewing werkbalk, die trouwens automatisch werd geopend, om een kopij te verzenden terug naar de afzender.
Wanneer de afzender het gewijzigde werkblad na ontvangst terug opent zal hij worden gevraagd of hij deze wijzigingen al dan niet accepteert.
Wanneer alle wijzigingen tussen alle medewerkers zijn gemaakt, klik je op de knop “End Review” .
Vergelijken en samenvoegen van werkmappen
Wanneer we alle kopijen van verschillende medewerkers met verschillende wijzigingen hebben ontvangen, kunnen we al deze werkmappen samenvoegen tot één werkmap.
Er zijn een aantal vereisten die deze bestanden moeten hebben, alvorens we dit kunnen doen.
- alle werkmappen moeten kopijen zijn van het origineel
- ze moeten allen een andere naam hebben maar moeten zich wel in dezelfde directory bevinden
- ze mogen geen paswoorden hebben
- ze moeten allen ingesteld staan op Track Changes, aangezien ze de history (geschiedenis) hiervan moeten kennen.
Merk ook op, wanneer je veelvoudige exemplaren samenvoegt, de veranderingen in de laatste werkmap dat u samenvoegt, om het even welke conflicten in de werkmap zullen vervangen.
Om werkmappen samen te voegen, vergewissen we er ons eerst van dat deze zich allen bevinden in dezelfde map.
Dan openen we onze werkmap waar we het samenvoegen willen bereiken.
We klikken op “Tools – Compare and Merge Workbooks…” in de menubalk.
We slaan de werkmap op als we hiervoor gevraagd worden.
Dit opent het dialoogvenster “Select Files to Merge into Current Workbook”.
Hier selecteren we de kopijen van de verschillende werkmappen die we willen samenvoegen.
En klik op OK.
