Compartir “Libros” (“Compartir Libros”)
Puede “Compartir Libros” con otros usuarios en una red y hacer cambios simultáneos.
Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al “Compartir Libros”. No se pueden agregar o cambiar las siguientes operaciones:
- “Combinar celdas”
- “Formato condicional”
- “Validar Datos”
- “Cuadros”
- “Imágenes”
- “Objetos” (incluyendo “Dibujas Objetos”)
- “Hipervínculos”
- “Escenarios”
- “Oraciones”
- “Subtotales”
- “Información de tablas”
- “Reporte de Tablas Dinámicas”
- “Libro” y “Proteger Libro”
- “Macros”
Por lo tanto, haga esto antes de compartir el “Libro”
Para compartir un “Libro”, primero abra el “Libro”.
Luego seleccione “Herramientas” – “Compartir Libro” de la barra de menú.
Se abrirá el cuadro de diálogo “Compartir Libro”:
Seleccione la pestaña “Editar”, y seleccione “Permitir la modificación por varios usuarios a la vez”.
Luego escoja la pestaña “Avanzado” para configurar opciones adicionales.
En la sección más arriba de la pestaña “Avanzado” puede seleccionar el tiempo que puede registrar cambios.
En la segunda sección, puede configurar cuándo deseea guardar los cambios.
En la tercera sección configurará lo que sucedería cuando los cambios que hace otro usuario entran en conflicto uno con otro.
Y en la última sección, puede utilizar las opciones “Imprimir” y “Filtro de Configuración” para personalizar la vista.
Haga clic en OK si está conforme con las opciones que configuró, y haga clic en ‘OK’ cuando le pregunte si desea guardar los cambios.
Una vez que haya hecho esto, otros usuarios podrán hacer cambios.
Cuando dos usuarios hacen cambios en la misma celda, Excel mostrará un diálogo “Resolver Conflictos”.
En este diálogo, puede observar los detalles de cualquier cambio que generó el conflicto.
Para conservar los cambios, haga clic en “Aceptar los míos” y para conservar los cambios hechos por otros, seleccione “Aceptar Otros”.
También puede elegir “Aceptar todos los mío” o “Aceptar todos los otros”, por requisito.
Seguramente esto sólo sucederá cuando se ha elegido la opción “Preguntarme cuáles cambios prevalecen” en el cuadro de diálogo “Compartir Libro” en la pestaña “Avanzado”.
Cuando no desee seguir con la opción “Compartir Libro” con otros, elija “Herramientas” de la barra de menú, seleccione “Compartir Libro” y en el cuadro de diálogo haga clic nuevamente en “Permitir la modificación por varios usuarios a la vez”.
Y haga clic en OK.
“Resaltar Cambios”
Para resaltar cambios haga clic en “Herramientas” en la barra de menú, seleccione “Control de Cambios” y haga clic en “Resaltar Cambios”.
En el cuadro de diálogo que aparecer, puede seleccionar las siguientes opciones:
“Efectuar Control de Cambios al Modificar”: Esta opción siempre debería estar seleccionada si desea detectar los cambios.
“Cuándo”: Aquí encontrará muchas opciones de las cuales debe escoger una. No necesita mucha explicación.
“Quién”: Aquí regresará a una lista, que es muy explícita.
“Dónde”: Aquí puede introducir el “Rango”, por el que desea cambiar el control.
En la segunda sección de este diálogo, puede escoger “Resaltar cambios en pantalla”, y / o en una “Mostrar cambios en una hoja nueva”.
Haga clic en Ok.
Aceptar cambios
Luego de ver los cambios, puede aceptarlos o no
Para hacerlo, haga clic en “Herramientas” de la barra de herramientas y seleccione “Control de Cambios” y escoja “Aceptar o Rechazar Cambios”.
En el cuadro de diálogo que se abre, filtre los cambios haciendo clic en “Cuándo”, “Quién”, y “Dónde”, para limitar la lista.
Una vez completada la selección, haga clic en OK.
En la ventana que aparece, observará lo que ha cambiado con “Quién” y “Cuándo”.
Haga clic en “Aceptar” o “Aceptar Todos” para aceptarlos, haga clic en “Rechazar” o “Rechazar Todos” para rechazarlos.
Cuando una celda ha tenido múltiples cambios, primero debe seleccionar lo que desea conservar.
“Herramienta Revisión” (“Reviewing Toolbar”)
Utilice la “Herramienta Revisión” para agregar comentarios en las celdas o ver los cambios en las carpetas compartidas.
He aquí una breve explicación de los botones:
“Nuevo comentario”
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“Nuevo comentario” |  |
“Eliminar comentario” | |
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“Editar comentario” |  |
Ocultar anotaciones manuscritas | |
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Comentario “Anterior” |  |
Eliminar todas las anotaciones manuscritas | |
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Comentario “Siguiente” |  |
Crear una tarea de Microsoft Outlook | |
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Ocultar comentario |  |
Actualizar archivo | |
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Ocultar todos los comentarios |  |
Enviar a destinatario de correo | |
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Responder con cambios | |||
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Terminar revisión | |||
“Insertar Comentario”
Cuando se introducen fórmulas, o se hacen cambios en una celda, puede resultar útil añadir algunos comentarios acerca de esto para que así otros que trabajen con esa hoja, puedan leerla fácilmente.
Por ejemplo, tendría que añadir un comentario a la celda cuya “Función” o “Fórmula”necesite ser explicada.
Más de una vez, desea agregar comentarios en los cambios que ha hecho en una celda, que pueda explicar su utilidad para usted y otros usuarios.
Los comentarios en las celdas son cuadros de texto pequeños asignados a una celda.
Cuando alguien mueve el puntero del ratón sobre una celda, aparecerá una ventana emergente con el comentario agregado.
Las celdas donde se han agregado comentarios, tienen un pequeño triángulo rojo en la esquina superior derecha.
Fácilmente se puede agregar un comentario a una celda haciendo clic en el botón “Nuevo Comentario”
O presionando clic derecho en la celda y escoger la opción “Insertar Comentario” en el menú emergente.
El comentario se muestra junto con el nombre de la persona que hizo el comentario.
Cuando esté listo para escribir una anotación, haga clic en algún lugar de la hoja.
En la celda aparecerá ahora un triángulo rojo.
Administrar comentarios
Puede cambiar el comentario haciendo clic en el botón “Editar Comentario” .
Este botón es visible sólo si la celda ya tiene un comentario.
Presione clic derecho en la celda y escoja “Editar Comentario” del menú emergente.
Para eliminar un comentario, seleccione la celda y haga clic en el botón “Eliminar Comentario” .
Presione clic derecho en la celda y elija “Eliminar Comentario” del menú emergente.
Ver comentario
Puede visualizar el comentario moviendo el puntero del ratón en la celda.
Pero si tiene múltiplea observaciones en diferentes celdas, puede ser útil leer estos comentarios uno por uno.
Puede hacer esto haciendo clic en “Anterior” y “Siguiente”
.
Si hace clic en el botón “Mostrar todos los comentarios” , podrá ver todos los comentarios de la “Hoja” y si hace clic de nuevo, se ocultarán todos.
Cuando los comentarios están solapados, pueden levantarse moviendo el puntero del ratón sobre el borde del comentario que se desea mover, para cambiarlos utilizando las flechas y luego haciendo clic y arrastrándolo hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo.
Imprimir comentarios
Tiene la opción de imprimir los comentarios al final de la “Hoja” o en la “Hoja”.
Seleccione “ARchivo” en la barra de menú y alli seleccione “Configurar Página”.
En la sección “Imprimir”, en el cuadro “Comentarios”, puede elegir “NInguno” (No imprimir), “At end of sheet” (Al final de la “Hoja”), o “of As displayed on sheet” (Como se muestra en la “Hoja”).
Haga clic en OK cuando esté conforme.
Enviar Hoja de Cálculo
Cuando ha compartido un “Libro”, o una copia de éste, y desea enviarlo con Outlook a un empleado, primero abra el “Libro”.
Luego seleccione “Archivo” en la barra de menú | “Enviar a” | “Destinatario de correo (for Review) …”.
Esta hoja será enviada al destinatario para que sea editada y / o para tener acceso.
Y envíela de vuelta luego de los cambios.
Cuando escoge “Destinatario de correo (as Attachment) …” será enviada una copia de la “Hoja”, como archivo adjunto a un correo y no será utilizada para compartir “Libros”.
Sin embargo, cuando ha escogido “Destinatario de correo (for Review)…” luego de haber hecho los cambios, la barra de herramientas de revisión automáticamente ofrece a la persona que revisa la opción de enviar una copia al emisor, por correo.
Cuando el emisior, luego de recibir la hoja modificada, la abre de nuevo, le será preguntado si desea aceptar los cambios o no.
Cuando se hacen los cambios de todos los empleados, haga clic en el botón “Finalizar Revisión”.
“Comparar y Combinar Libros”
Cuando se tienen copias de diferentes empleados con diferentes modificaciones, tal vez desee incorporar todos los “Libros” a un sólo “Libro”.
Existen muchos requerimientos que deben tener estos archivos antes de hacerlo.
- Todos los “Libros” deben tener copias del original.
- Todos deben tener diferentes nombre, pero en el mismo directorio.
- No deben tener “Contraseñas”.
- Todos deben estar configurados con la opción “Control de Cambios” y se debe saber su “Historia” (“Historia”).
También es importante que, cuando se tienen juntas múltiples copias, los cambios hechos en el último “Libro” serán reemplazados cuando combine cualquier conflicto en el “Libro”.
Para combinar “Libros”, primero verificará que todos estos están en la misma carpeta.
Luego abra el “Libro” donde desea combinar.
Haga clic en “Herramientas” en la barra de menúy seleccione “Comparar y Combinar Libros …”
Guarde el “Libro” como se observa arriba.
Se abrirá un cuadro de diálogo “Seleccione los Archivo a Combinar en el Libro”.
Aquí seleccione las diferentes copias del “Libro” que desea combinar.
Y haga clic en OK.
