“Filtro Avanzado”

En Excel, se puede “Filtrar” ciertos criterios detallados.

Para filtrar de manera extensiva, necesita agregar al menos 3 filas vacías sobre el rango, que se usarán como “Rango de Criterio”.

Un “Rango de Criterio” es un duplicado, o una parte del mismo, de los encabezados de la columna en la “Lista”, que

está separada del resto de la “Lista” de la superficie de trabajo.

Es importante que se tenga al menos una línea vacía entre el “Rango de Criterio” y la “Lista”.

El “Rango de Criterio” y los títulos de la columna en el “Rango” contiene criterios que deben aplicarse en ellos.

Puede aplicar cuantos criterios desee, pero sólo puede usar uno a la vez para “Filtrar” datos.

Esta herramienta es muy útil, porque sólo se debe agregar cinco líneas vacías.

Se copian los títulos “Ciudad”, “Vendedor” y “enero” en la primera fila, para así poder “Filtrar” en esta y sólo los títulos.

Antes de aplicar los “Filtros”, se debe introducir las condiciones y los criterios necesarios debajo del título apropiado.

También puede usar los “Operadores de Comparación” y los “Comodines” en los “Filtros”.

Cuando esté listo, le dará un criterio en el “Rango de Criterio”.

Ubique el cursor en una celda de la “Lista” donde desea aplicar el “Filtro”.

Seleccione “Datos” de la barra de menú, seleccione “Filtro” y escoja “Filtro Avanzado”.

Se abrirá el cuadro de diálogo “Filtro Avanzado”:

En la sección “Acción” del cuadro de diálogo, seleccione “Filtrar la lista en el mismo lugar”.

El cuadro “Rango de Lista” muestra el “Rango” que se filtrará en la “Lista”.

Todo lo que debe hacer es introducir los criterios en el “Rango de Criterio”.

Haga clic en el botón “Rango”  .en la esquina de la extrema derecha en la sección “Rango de Criterio”.

Y seleccione el “Rango” completo:

Haga clic de nuevo en el botón al lado del cuadro “Rango de Criterio” .

Y haga clic en OK.

Resultado:

Probablemente crea que se puede hacer esto con el “Autofiltro”, y es cierto, pero esto es un ejemplo simple para comenzar.

Para eliminar el “Filtro” haga clic en “Datos” en la barra de menú, seleccione “Filtro” y escoja “Mostrar Todos”.

Uso de las condiciones “Y” u “O”

Utilice las condiciones “Y” u “O” cuando un registro deba cumplir uno o más de los múltiples criterios.

Dar una condición “Y” en la misma fila como criterios de fila.

Puede sar la condición “O” en la siguiente fila de criterios.

La diferencia es clara.

Con la condición “Y”, el registro cumple con el primer criterio (El vendedor debe tener DeSmet).

y el segundo criterio (El volumen de enero debe ser mayor que 9000).

Con la condición “O” el registro debe cumplir sólo uno o dos criterios.

Otro ejemplo:

Para el primer filtro, puede sar el criterio como, el vendedor es DeSmet, y el volumen de enero debe ser mayor que 9000.

Y para el segundo filtro, el criterio que se dará será, el vendedir es Vertommen o que el ingreso de enero es más que 15000.

Uso de los “Comodines” en los criterios

También puede usar los “Comodines” sólo como en “Forma de Datos” y “Autofiltro”.

A ‘?’ se refiere a un sólo caracter.
A ‘*’ se refiere a más de un caracter.
Para usar un “Comodín”, determine bajo qué “Campo” y que fila de criterios desea usar los criterios.

Ejemplo:

Como resultado obtiene todos los vendedores, cuyo nombre comienza por “De”.

Copiar datos filtrados a una nueva ubicación

Puede copiar los resultados del “Filtro” a una nueva ubicación en la “Hoja”.

Esto puede resultar útil cuando tiene que aplicar el mismo filtro repetidas veces.

A manera de ejemplo, se creó un “Filtro” que muestra las ventas de enero en París, mayores a 8000 y menores a 9000.

Como se trabaja con el filtro de condición “Y”, ambos se introducen en la misma fila, así que se utiliza el título enero en dos columnas del “Rango de Criterio”.
Una vez por mayores que 8000 y una vez por menores que 9000.

Haga clic en “Datos” en la barra de menú, seleccione “Filtro” y escoja “Filtro Avanzado”.

Se abrirá el cuadro de diálogo “Filtro Avanzado”:

 En el diálogo seleccione “Copiar a otra ubicación”.
Luego introduzca el campo en el cuadro “Copiar a “, para copiar el resultado.

Posiblemente tenga la opción “Sólo Registros Únicos”, para así asegurarse de no copiar duplicados.

Funciones de la Base de Datos

Puede utilizar las funciones de la base de datos para ampliar los criterios aplicados a los datos de la “Lista”.

Las funciones de la base de datos son similares a las funciones “normales”, tales como PROMEDIO (AVERAGE), SUMA (SUM), CONTAR (COUNT) etc, pero se usan para mostrar valores que cumplan con los criterios.

A manera de ejemplo, la lista de todas las ventas en el 2003.

Ya se tienen las filas vacías y se han agregado los títulos al “Rango de Criterio”.

Imagine que necesita saber el movimiento total de ventas desde el 1ero de mayo de 2003 hasta el 31 de mayo de 2003.

Primero, dará sus criterios, para escribir el siguiente “Rango de Criterio”:

Luego seleccione la celda donde desea tener los resultados.

Luego proporcione la función.

Harña esto haciendo clic en el botón “Insertar Función”  , o seleccione “Insertar” en la barra de menú y seleccione “Función”.

Se abrirá el cuadro de diálogo “Insertar Función”:

Seleccione “Base de Datos” en “O seleccionar categoria”.

En “Seleccionar una función”, seleccione DSUM

Haga clic en OK

En “Argumentos de Función” verá que cada función requiere tres argumentos:

“Base de Datos”: ¿Cuál es el rango de celdas en la lista?.
“Campo”: ¿Cuál es el título del campo en el que desea ejecutar la función?
“Criterios”: Indicar el rango de prueba.

Cuando esté listo, presione OK.

Resultado, las ventas en mayo 2003 fueron de 106 270 Euros

Antes de creer que soy una persona digna, he de decepcionarlo.
Apenas soy una persona que intenta mantenerse ocupado.

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