AutoFilter

AutoFilter is een handig hulpmiddel dat ons toelaat onze gegevens uit een lijst te filteren.
Om AutoFilter toe te passen moeten we beschikken over kolomtitels.
Wanneer je een lijst hebt aangemaakt in Excel 2003, wordt de AutoFilter automatisch toegevoegd.
Maar ook in vroegere versies van Excel is het makkelijk gegevens te filteren.
Selecteer een cel in je werkblad.
Kies Data – Filter – AutoFilter in de menubalk.
Een pijltje naast al onze kolomtitels wordt getoond.

Klikken op één van deze pijltjes geeft ons een dropdown-menu met de volgende keuzes:

-(All)
-(Top 10…)
-(Custom)
-en de volledige lijst met de verschillende waarden uit dat veld.

Wanneer je gebruik maakt van Excel 2003, heb je bovenaan het lijstje ook nog de keuzes Sort Ascending en Sort Descending.

Wanneer we één van deze waarden selecteren, zal Excel onze lijst filteren om ons enkel de records te tonen die aan onze waarden voldeden.
Alle andere records worden verborgen, niet verwijdert.

Je kan zien aan een veld wanneer erop is gefilterd. Het pijltje naast de titelkolom ziet dan namelijk blauw.
We kunnen meerdere filters gebruiken op één lijst.
Wanneer je alle records terug wil zien, kies je (All) in het dropdownmenu, en al je records worden weer getoond.

De top 10 AutoFilter gebruiken

De (Top 10…) AutoFilter kan enkel worden gebruikt in kolommen met getallen of percentages, niet uit tekst.
Kies dus een kolom uit waarvan de gegevens uit getallen of percentages bestaan.
Klik op het pijltje naast de kolomtitel, en kies (Top 10…).
Dit opent het dialoogvenster “Top 10 AutoFilter”:

In het eerste vak kiezen we of Top of Bottom.
In het tweede van kiezen we een getal, voor het aantal records dat we willen zien.
En in het derde vak kiezen we voor Items of voor Percent.
Klik op OK wanneer je tevreden bent met de instellingen.

Een aangepaste Autofilter gebruiken (“Custom AutoFilter”)

We kunnen ook een aangepaste filter gebruiken, door gebruik te maken van vergelijkingsoperatoren.
Door gebruik te maken van de “Custom AutoFilter”, filteren we gegevens op criteria die we zelf hebben ingesteld.
Om een “Custom AutoFilter” te gebruiken selecteren we (Custom…) uit het dropdownmenu.
Dit toont ons het “Custom AutoFilter” dialoogvenster:

In het linkse vak geven we onze vergelijkingsoperator in, we hebben verschillende keuzes :
groter dan, kleiner dan, is gelijk aan etc…
In het rechtse vak kunnen we of een waarde ingeven of een waarde uit het dropdownmenu selecteren.
We kunnen, wanneer we dit wensen, nog een tweede criteria ingeven.
Selecteer eerst “And” of “Or”, afhankelijk of de records aan beide criteria moeten voldoen, of aan slechts één van hen.

We kunnen ook gebruik maken Jokertekens ( “Wildcards”) in de velden waar we een waarde in moeten geven.
Een ? staat voor 1 teken.
Een * staat voor één, geen of meerdere tekens.

Wanneer je klaar bent je criteria in te geven, klik je op OK.

We zien nog enkel de records met de verkopen van januari, waarin de waarden zich tussen de 10.000 en de 12.000 Euro bevinden.

AutoFilter uitschakelen

Om de AutoFilter uit te schakelen kiezen we nogmaals Data – Filter – AutoFilter in onze menubalk.
En de AutoFilter word uitgeschakeld.
Dit is voor elke versie van Excel gelijk.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats