Gegevensmacro

Een nieuwe functie in Access 2010 zijn gegevensmacro’s.
Een gegevensmacro laat ons toe een actie uit te voeren bij het toevoegen, verwijderen of bijwerken van een record.

Gegevensmacro’s worden niet weergegeven onder het object-type macro’s in het navigatiedeelvenster, maar worden opgeslagen in de tabel.
In eerdere versies van Access kon dit ook, maar moest alles gebeuren in het eigenschappenvenster van het object in een formulier of rapport. Nu kan dit alles rechtstreeks in de tabel.

Een voorbeeld maakt dit wel duidelijk.
Wat ik in dit voorbeeld wil is, wanneer ik een “Vak” intyp dat automatisch het loon voor dat vak wordt ingegeven.

Kies het tabblad “Tabel” in het lint, en klik de knop “Voor wijziging”.

Dit opent het venster Macro-ontwerper.

We kunnen acties toevoegen door deze te dubbelklikken in de “Actiecatalogus” (1), of door het naar benedenwijzend pijltje te klikken (2), en te kiezen voor de actie in het drop-downmenu.
De actie die we nodig hebben in dit voorbeeld is de ALS-actie. Dus “als” aan een bepaalde waarde wordt voldaan.

Typ vervolgens in het vak “Als” het criteria.
Bijvoorbeeld, als het veld “Vak” gelijk is aan “frans”, dan moet er in het vak loon iets komen te staan.
Van zodra je het veldnaam begint te typen zal Access je helpen met het tonen van de beschikbare veldnamen. Dubbelklik deze veldnaam de je wenst te gebruiken in je criteria.
Typ vervolgens het is gelijk aan teken(=), en typ de voorwaarde, in dit geval “frans” tussen aanhalingstekens (” “)

Vervolgens gaan we hem duidelijk maken welk veld hij moet instellen, wanneer aan deze voorwaarde wordt voldaan.
Typ “veld” in de zoekbalk (1) van het venster “Actiecatalogus”, en Access zal je de mogelijke acties tonen.
Dubbelklik “Veldinstellen” (2).
Dit plaatst de actie “Veldinstellen” in het macrovenster (3).

In het bovenste vak van de actie “VeldInstellen” typ je de naam van het veld dat moet worden ingevuld. In dit geval is dit het veld “Loon” (1).
Ook hier zal Access je helpen wanneer je begint te typen.
In het vak “Waarde” (2) geef je de waarde in die Access moet invullen wanneer aan de voorwaarde is voldaan.
Alles is nu ingevoegd voor onze eerste Als-voorwaarde.
Klik de tekst “Of als toevoer” (3) wanneer je nog extra voorwaarden wil instellen.

In onderstaand voorbeeld heb ik nog een voorwaarde toegevoegd voor het vak “wiskunde”.
Hoe je dat doet moet je nu wel weten. Indien dit niet het geval is lees je bovenstaande handelingen nog eens rustig door.
Sluit het macrovenster, en sla dit op wanneer er je om gevraagd wordt.

Wanneer je nu in de tabel voor de kolom “Vak”, “frans” of “wiskunde” intypt, zal automatisch het loon worden ingevuld.
Zelfs wanneer je deze tabel gebruikt in een formulier of een rapport.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats