Totaalrij toevoegen

In Access 2007 en 2010 hebben we de functie “Totalen”.
Met deze functie kunnen we op een vrij eenvoudige manier de som, het aantal, het gemiddelde etc… van alle records in een query berekenen.
Open hiervoor eerst de query in “Gegevensbladweergave”, kies het tabblad “Start” in het lint, en klik de knop “Totalen”.

De “Totaalrij” wordt geplaatst onder de “Nieuwe” record rij.
Elke kolom in onze query beschikt nu over een “Totaalveld” onderaan.
Wanneer we hierop klikken, verschijnt er een drop-downmenu met verschillende mogelijkheden.
Een veld dat is voorzien van een numerieke waarde heeft meer mogelijkheden, dan een veld dat is voorzien van tekst.

Zo heb je bijvoorbeeld voor een numeriek veld de opties:
“Som”, wat de som berekent van alle getallen in de kolom.
“Gemiddelde” wat het gemiddelde berekent van alle getallen in de kolom.
“Aantal” wat het aantal records telt in de kolom.
“Maximum” wat de hoogste waarde uit een kolom weergeeft.
“Minimum” wat de laagste waarde uit een kolom weergeeft.

Met “Standaarddeviatie” meten we hoe ver waarden verspreid liggen t.o.v. een gemiddelde waarde.

En “Variantie” gebruiken we om de statistische variantie van alle waarden in de kolom te meten.

En heb je in een tekstveld enkel de opties “Geen” of “Aantal”, bieden lijken me duidelijk.

Om een totaalrij terug te verwijderen klik je nogmaals de knop “Totalen in het lint.

 

Dubbele records vinden

In Access beschikken we over een wizard query, om dubbele records in een tabel snel en makkelijk te vinden.

Selecteer hiervoor het tabblad “Maken” in het lint, en klik de knop “Wizard query”.

Selecteer “Wizard dubbele records” in het eerste venster van het dialoogvenster “Nieuwe query”.

En klik de knop OK.

In het volgende venster van de Wizard selecteer je de tabel, of query waarin je naar dubbele records wil zoeken.

Klik op “Volgende”.

In het volgende venster selecteer je het veld waarin je naar dubbele waarden wil zoeken.

En klik je de knop met het > teken:

Klik de knop “Volgende”.
In het volgende venster bepaal je of je nog andere velden wil weergeven in de query.
Klik op “Volgende”.
In het volgende venster geef je de query een toepasselijke naam en bepaal je of je de resultaten of het ontwerp van de query wil bekijken.

Klik je op de knop “Voltooien”:

Niet-gerelateerde records vinden

In Access hebben we ook nog de Wizard query om niet-gerelateerde records te vinden.

Je zou deze kunnen gebruiken om bijvoorbeeld artikelen te vinden die niet worden besteld.

Selecteer hiervoor het tabblad “Maken” in het lint, en klik de knop “Wizard query”.

Selecteer “Wizard Niet-gerelateerde records” in het eerste venster van het dialoogvenster “Nieuwe query”.
En klik de knop OK.

In het tweede venster van de Wizard selecteer je de tabel waarin je niet-gerelateerde records wil vinden.

Bijvoorbeeld uit de tabel “Produkten” wil ik de artikelen zien die niet voorkomen in de gerelateerde tabel die ik specifieer in het volgende venster.
Klik de knop “Volgende”

In het derde venster dus selecteer ik de tabel “Bestellingen”, en klik op “Volgende”.

In het vierde venster selecteer je in het linkse deel en het rechtse deel, de twee velden die met elkaar gelijk zijn. In dit geval is dit het veld “produktID”.
En klik je daarna de knop <=>
Klik de knop “Volgende”.

In het vijfde venster bepaal je welke velden je wilt tonen in de query.
Selecteer deze in het linkse venster, en verplaats deze naar het rechtse venster.
Ondertussen zou je wel al moeten weten hoe je dit doet.

Klik de knop “Volgende”.

Geef de query een naam, en klik de knop “Voltooien”.

Het resultaat wordt getoond.

Wens je deze artikelen te verwijderen uit je tabel, selecteer je deze in de query, en klik je de Delete-toets op je toetsenbord.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats