Waarvoor gebruiken we rapporten?

We gebruiken rapporten om gegevens uit onze database, op een behoorlijke en leesbare manier af te drukken.

De gegevens voor je rapport kunnen uit twee bronnen komen, of beter gezegd object-types.
Dat zijn tabellen en query’s.

We beschikken over drie mogelijkheden om een rapport aan te maken.
Een eerste manier is door middel van de knop “Rapport” (1).
Een tweede manier is met de knoppen “Rapportontwerp” en “Leeg rapport” (2). In beide gevallen vertrek je van een blanco rapport.
En een derde manier, de meest gebruikte manier, is met de knop “Wizard rapport” (3).

Al deze knoppen vinden we onder het tabblad “Maken” in het lint.

We hebben drie soorten types van rapporten.

We hebben “tabelvorm-rapporten”, we hebben “kolomvorm-rapporten” en we hebben “mailing-label rapport”.

Het “tabelvorm-rapport” kun je het best vergelijken met een Excelwerkblad. Alles is verdeeld in rijen en kolommen. Dit type rapport vermeldt meestal verschillende records op een pagina.
Het “kolomvorm-rapport” gebruik je meestal wanneer je slechts een record per pagina wenst te hebben. Bijvoorbeeld een factuur of een folder.
En een “mailing-label rapport” gebruiken we wanneer we etiketten willen afdrukken.

De knop “Rapport”

De vlugste en simpelste manier om een rapport te maken is de tabel of query te selecteren (1) in het object-venster, en te klikken op de knop “Rapport” (2) in het lint.
Dit maakt een rapport (3) met alle velden vermeld in de tabel of query.

Zoals je ziet in onderstaande afbeelding passen alle velden niet op de pagina (de stippellijnen (4) geven het pagina-einde weer, en zou je voor elk van deze velden de breedte (5) moeten aanpassen, in de hoop dat alles erop geraakt.

De Wizard Rapport

Een tweede manier om een rapport te maken is met de Wizard rapport.

Selecteer de tabel of query waar je een formulier van wil maken, hoeven we dat straks niet meer te doen, en klik de knop “Wizard rapport” in het lint.

Dit opent het eerste venster van de Wizard.
De tabel waarvan we een rapport willen maken is reeds geselecteerd (1) in het bovenste vak.
Mocht dit bij jou niet het geval zijn, selecteer je deze nu.
Kies vervolgens de velden die je wil opnemen in je rapport, en verplaats deze naar het vak “Geselecteerde velden:” 2).

In het tweede venster selecteer je in het linkse vak het veld, of de velden, waarop je de gegevens wil groeperen.
In dit voorbeeld kies ik het veld “Woonplaats”.
Dit plaats dit veld bovenaan het voorbeeldvenster.
Eventueel stel je een groepeerinterval in.
Klik de knop “Volgende”

In het derde venster van de Wizard kies je de velden uit de tabel of query waarop je wil sorteren.
Klik “Volgende”.

In het volgende venster kies je de opmaak en de afdrukstand van je rapport.
En heb je de optie “Veldbreedte aanpassen”. Access zal zo goed mogelijk proberen de veldbreedte aan te passen aan de pagina. Wat hem niet altijd lukt, moet ik zeggen.
Klik “Volgende”.

In het laatste venster typ je een titel voor je rapport, en kies je of je een afdrukvoorbeeld wil bekijken, of je het ontwerp wil wijzigen.
Deze laatste brengt je naar de “Ontwerpweergave” van je rapport.
De indeling van het rapport kan ik later ook nog wijzigen, dus kies ik voor de eerste optie, “Afdrukvoorbeeld”. En klik ik de knop “Voltooien”.

Dit brengt me naar, wat had je gedacht, een afdrukvoorbeeld van mijn rapport:

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats