Als gegevensbron voor “Afdruk samenvoegen” in Word

Wanneer je gegevens uit een Access-tabel wenst te exporteren als gegevens voor de optie “Afdruk samenvoegen” in Word, selecteer je de tabel in Access (1), en klik je vervolgens de knop “Word Merge” (2) in het lint onder het tabblad “Externe gegevens” (3).
Dit opent de Wizard “Afdruk samenvoegen”.

In het eerste venster van de Wizard maken we de keuze of we de gegevens willen koppelen aan een bestaand Word-document, of een nieuw document willen maken waaraan we de gegevens willen koppelen.
Kies je voor het eerste, dan selecteer je in het volgende venster van de Wizard het document waar je de Access-gegevens wil aan koppelen.
Kies je voor het tweede, dan opent een leeg Word-document.

In dit voorbeeld kies ik voor het tweede, maar veel maakt dit niet uit. In beide gevallen opent dit de applicatie Word, en word automatisch de Wizard “Afdruk samenvoegen” geactiveerd (1).
Heel die Wizard ga ik hier niet uitleggen, dan moet je de cursus Word 2010 maar eens doornemen.
Klik de knop “Volgende” (2) om naar stap 2 te navigeren.
Klik nogmaals de knop “Volgende” om naar stap 3 van de Wizard te navigeren.

In stap drie van de Wizard selecteer klik je de knop “Samenvoegvelden invoegen”.
Dit toont je alle velden uit je Access-tabel.
Klik een voor een de velden die je wil toevoegen aan je Word-document.
Vergeet de spatiebalk van je toetsenbord niet te klikken wanneer je twee velden op een lijn plaatst.
Vergeet de Entertoets op je toetsenbord niet te klikken wanneer je een volgend veld op een volgende regel wenst te plaatsen.

Klik de knop “Voorbeeld van resultaat” om het eerste record uit de database te bekijken.

Als PDF bestand

Je tabel exporteren als PDF-bestand is ook twee keer niks.
Selecteer de tabel, of welk object je ook wil exporteren, en klik de knop “PDF of XPS”.
XPS is trouwens het alternatief van Microsoft voor een PDF-bestand.
In het volgende venster kies je een locatie waar je het pdf-bestand wil opslaan, en klik je de knop “Publiceren”.

Ter informatie:

Wanneer je een tabel exporteert naar een PDF-bestand, wordt er geen rekening gehouden met geselecteerde kolommen of rijen, dus is het verstandig dat je hiervan eerst een ander type object maakt.

Als HTML of XML bestand

En je tabel of gelijk welk ander object exporteren als HTML of XML bestand is ook twee keer niks.
Beide bestandstypes gebruiken we trouwens om gegevens op het Internet te plaatsen.
Als voorbeeld kies ik voor het HTML-document.
Selecteer eerst de tabel of gelijk welk ander object-type die je op het Net wil plaatsen, klik de knop “Meer” in het lint, en kies HTML-document in het drop-downmenu.
In het venster “Exporteren – HTML-document” heb je dezelfde opties die je had in het exporteren naar een Excel-bestand, dus deze ga ik niet nog eens uitleggen. Maar wanneer je klikt op de knop “OK” verschijnt er een tweede dialoogvenster waar je eventueel een “sjabloon” kunt selecteren die dienst zal doen voor je HTML-document.
Wie meer wenst te weten over HTML-sjablonen leest de cursus Dreamweaver maar eens op deze site.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats