“Propiedades de Campo” (3)

6. Indexar un campo

Campos que ordenas o buscas con frecuencia es mejor indexarlos.
Al indexar los campos, puedes realizar búsquedas más rápido, pero ten en mente que esto puede tardar cuando agregas o actualizas datos.
Esto es por la simple razón de que cuando agregas o cambias datos, el índice debe ser modificado.
Piensa en un campo indexado como el índice de un libro.
Solo que aquí, la diferencia es que en un libro tienes que ir a buscar una palabra en el índice y aquí “Access” realiza la búsqueda por ti.

Un campo que es una “Clave Primaria” es indexado automáticamente.

De modo predeterminado, un campo no está indexado y la propiedad de campo esta puesta en “No”.
Cuando hacemos click en la flecha que apunta hacia abajo, tenemos otras dos opciones:
Si (Duplicados OK), y Si (No Duplicados). Las dos me parecen claras.
Puedes indexar en múltiples campos.

Para eliminar un índice, haz click en “Indices” en la “Cinta”, selecciona el índice que quieras eliminar y en el cuadro de diálogo que aparece, haz click en el botón “Suprimir” en tu teclado.

7. Indexando en una combinación de campos

En “Access”, también tenemos la habilidad de indexar en una combinación de campos.

Para este ejemplo, rápidamente creo una tabla con los miembros de un club. Esta tabla tiene diferentes campos, incluyendo los campos de “Nombre” y “Apellido”.
Es posible catalogar estos registros basandonos en estos dos campos.

Un ejemplo hace esto muy claro.

Para indexar en una combinación de campos, haz click en “Indices” en la “Cinta”.
Esto abre el diálogo de “Indices”.
La “Clave primaria” ya esta en este diálogo, por que la “Clave primaria” se indexa automáticamente.
Para agregar una combinación de indice, haz click en la fila vacía bajo la “Clave primaria” en la columna de “Nombre de Indice”.
Especifica un nombre para el índice, no importa cual, pero algo que siempre sea relevante. Por ejemplo, “Apellido y Nombre” parece una buena opción en este caso.
Luego haz click en la columna “Nombre de Campo” y haz click en la flecha que aparece apuntando hacia abajo.
Selecciona el primer campo, en este caso “Apellido”, para la combinación de índice del menú desplegable.
Luego haz click en la celda en blanco en la columna “Nombre de Campo” debajo y haz click en la flecha que aparece apuntando hacia abajo.
Selecciona el segundo campo, en este caso “Nombre” para la combinación de índice, de la lista desplegable.
La columna “Nombre de Indice” te permite dejar campos vacíos.

Cierra el diálogo y guarda la tabla.
Haz click en la “Vista de Hoja de Datos” en la “Cinta”.

Selecciona la columna de “Nombre” y haz click en el orden “Ascendente” o “Descendente” en la “Cinta” (1) o haz click en la flecha que apunta hacia abajo junto al título de la columna (2) y selecciona una de las dos opciones de clasificación.
Verás que nuestros miembros están clasificados por su Apellido y luego por su nombre.:

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