Het tabblad “Opties”

Al deze knoppen worden besproken wanneer we deze tegenkomen in een les.
Alleen de knop “Opties”, helemaal links, zal ik hier wat verder bespreken.

Wanneer we hierop klikken, en in het drop-downmenu nogmaals kiezen voor “Opties”, verschijnt er een dialoogvenster met zes tabbladen.

Het eerste tabblad is “Indeling en opmaak”.

Cellen met labels samenvoegen en centreren:

Het valt wel eens voor dat we in onze draaitabel in de buitenste kolom of rij, velden hebben met hetzelfde labelnaam. Bijvoorbeeld “Maand” of “Kwartaal”.
Wel wanneer dit vak is aangevinkt, zullen deze cellen worden samengevoegd en het label worden gecentreerd.

Rijlabels laten inspringen…

Hier bepaal je de inspringing van rijlabels wanneer de draaitabel wordt getoond in Compacte weergave.

Velden in rapportfiltergebied weergeven:

Bepaalt hoe verschillende velden worden getoond in het Rapportfilter gebied. Kies “Omlaag, dan opzij” om nieuwe velden toe te voegen aan een bestaande kolom, voor je overgaat naar een nieuwe kolom. Kies “Opzij, dan omlaag” om nieuwe velden toe te voegen aan een bestaande rij, voor je over gaat naar een nieuwe rij.

Rapportfiltervelden per kolom:

Bepaalt hoeveel velden er worden getoond in een rij of een kolom, voor Excel overgaat naar een nieuwe rij of kolom.

Voor foutwaarden weergeven:

Wanneer dit is aangevinkt, kun je in het vak ernaast een bericht ingeven dat wordt getoond in plaats van een foutmelding.

Voor lege cellen weergeven:

Wanneer deze optie is aangevinkt, kan je ook hier, een bericht of wat dan ook ingeven, wanneer deze cel leeg is.

Kolombreedte automatisch aanpassen bij bijwerken:

Wanneer deze optie is aangevinkt, zal Excel bij elke update van de draaitabel de breedte van de kolommen automatisch aanpassen, aan de breedste gegevens uit deze kolom. Is dit niet aangevinkt zal de originele breedte van de kolom blijven behouden.

Celopmaak behouden bij bijwerken:

Wanneer deze optie is geselecteerd, zal de opmaak van de cel en het ontwerp van de draaitabel worden behouden bij het bijwerken

 

Het tweede tabblad is het tabblad “Totalen en filters”.

De eerste twee opties lijken me wel duidelijk. Aangevinkt geven deze wel de totalen voor rijen of kolommen, uitgevinkt niet.

 

De derde optie is “Subtotalen van gefilterde items weergeven”.
Wanneer deze is aangevinkt, bevatten de subtotalen de tabelwaarden die niet werden getoond, omdat er een filter werd op toegepast.

De vierde optie “Meerdere filters per veld toestaan” selecteer je wanneer je wilt dat subtotalen en totalen items bevatten die werden verborgen door een filter.

De laatste optie “Aangepaste lijsten gebruiken bij sorteren” selecteer je wanneer je aangepaste lijsten wil gebruiken bij het sorteren van gegevens.

 

Het derde tabblad is het tabblad “Weergave”.

De eerste optie “Knoppen voor uit- en samenvoegen weergeven” lijkt me duidelijk. Dit zijn de + en – knopjes die je vindt voor de rij- of kolomlabels.

De tweede optie “Contextafhankelijke knopinfo weergeven” lijkt me ook duidelijk, maar voor diegenen die het toch niet weten. Wanneer deze optie is geselecteerd, zal Excel info weergeven wanneer je met de muisaanwijzer over een element in de draaitabel beweegt.

De derde optie “Eigenschappen weergeven in knopinfo” lijkt me ook duidelijk. Maar onthoud, deze optie is enkel beschikbaar wanneer de gegevensbron eigenschappen ondersteunt.

De vierde optie is “Veldbijschriften en filterkeuzelijsten weergeven”. Wanneer deze is geselecteerd worden de veldbijschriften en filterkeuzelijsten (dit zijn de naar beneden wijzende pijltjes) weergegeven. Wanneer deze optie is uitgevinkt, worden beiden verborgen.

De vijfde optie “Klassieke draaitabelindeling…”selecteer je wanneer je liever werkt met de lay-out van vroegere versies van Excel, om een draaitabel te maken.

De twee volgende opties “Items zonder gegevens in rijen weergeven” en “Items zonder gegevens in kolommen weergeven” doen wat ze zeggen. Deze geven, wanneer ze zijn geselecteerd, de items met geen waarden weer in rijen of kolommen.

De volgende optie “Itemlabels weergeven als het waardegebied geen velden bevat” is enkel van toepassing wanneer de draaitabel is aangemaakt op de klassieke manier. Je selecteert deze optie wanneer je itemlabels wil weergeven als er geen veld in het waardegebied is opgegeven.

De volgende twee opties, “Sorteren van A naar Z” en “Sorteren in volgorde van gegevensbron” zijn overduidelijk.

 

Het vierde tabblad “Afdrukken”

In dit tabblad zijn alle opties duidelijk.

 

Het vijfde tabblad “Gegevens”

De eerste optie “Brongegevens bij bestand opslaan” is enkel relevant wanneer de brongegevens gebaseerd zijn op externe gegevens. Bijvoorbeeld een query uit een Access databank.

De tweede optie “Details weergeven inschakelen” vink je aan wanneer je details wilt tonen in een draaitabelrapport.

De derde optie is duidelijk.

De laatste optie “Aantal items per veld dat behouden moet blijven”, is ook gebaseerd op draaitabellen die gebaseerd zijn op gegevens uit een externe bron. Het specifieert het aantal items dat zijn opgenomen in de werkmap voor elk veld.

 

Het zesde tabblad “Alt-tekst”

Het is vanaf Excel 2010 mogelijk een beschrijving toe te voegen aan tabellen, draaitabellen, afbeeldingen, vormen, enzovoort.
Met deze alternatieve tekst krijgen mensen met schermlezers meer informatie over de inhoud van afbeeldingen, tabellen, draaitabellen etc.

Om te controleren of er bepaalde toegankelijkheidsproblemen zich voordoen in je bestand, navigeer je naar de Backstage weergave.
Je kiest “Info”, je klikt de knop “Controleren op problemen”, en je kiest “Toegankelijkheid controleren”.
Dit opent het paneel “Toegankelijkheidscontrole” waarin eventuele problemen worden weergegeven.
Selecteer het probleem, en Excel zal automatisch het probleem selecteren in de werkmap.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats