Datum en tijd begrijpen

Het is belangrijk, vooral dan wanneer je met datum en tijd bewerkingen wil uitvoeren, hoe het datumsysteem werkt in Excel.

Zoals ik dus had verteld in de vorige les, wordt een datum rechts uitgelijnd in een cel (1).

In Excel begint het datumsysteem te tellen vanaf 1 januari 1900.

Typ je een datum in van voor deze tijd, dan zal Excel deze erkennen niet als een datum maar als tekst en deze uitlijnen aan de linkerzijde van de cel (2).

Nu, wat je moet weten. Wanneer je de datum 01/01/1900 intypt, Excel deze datum de waarde 1 geeft. Elke datum die je intypt heeft namelijk de waarde van een getal.

Typ je bvb de datum 02/01/1900 in, dan heeft deze de waarde 2.
Dus de maateenheid tussen twee opeenvolgende dagen is 1.

Even ter informatie. Wens je de waarde te weten van een bepaalde datum klik je de knop “Duizendtalnotatie” (1) in het lint, en de datum in het werkblad zal worden weergegeven als getal (2).

Is dit belangrijk? Helemaal niet, maar wat je wel moet onthouden is dat wanneer je een datum intypt, je eigenlijk een waarde intypt en dat de maateenheid tussen twee opeenvolgende dagen 1 is.

Volg je nog? Natuurlijk volg je nog.

 

Hetzelfde voor uren.
Typ je een uur in, dan krijgt deze ook een waarde. Welke waarde?
Wel 1/24ste van een dag, dus 1/24ste van 1

Een voorbeeld maakt dit wel duidelijk.
Typ je bvb 12:00 in, wat zoveel is als 12 uur, en klikt je de knop “Duizendtalnotatie” (1) in het lint, dan wordt de waarde 0,50 weergegeven, de helft van 1 dus.
Hetzelfde voor 6:00. Hier wordt de waarde 0,25 weergegeven. Een vierde van 1 dus.

Nu we dit allemaal weten, wordt het makkelijk berekeningen op datums en tijd uit te voeren.

 

Het optellen van uren

Wanneer we de som maken van verschillende uren door middel van de knop “Som” in het lint, zien we dat Excel niet het juiste aantal weergeeft (1). Nochtans staat de correcte oplossing toch vermeld in de Statusbalk (2), wanneer we het bereik van de verschillende uren selecteren in het werkblad.

Hoe komt dit?
Wel, wanneer je uren samentelt, zal Excel standaard de resterende uren weergeven. Met de resterende uren bedoel ik de uren die buiten de maateenheid van 1 vallen of een veelvoud hiervan. Maateenheid van 1 is één dag of 24 uur.
Volg je nog?

Ik geef een voorbeeld:
Je hebt een totaal van 27 uur, dan zal Excel de resterende 3 uur weergeven (27-24=3).
Heb je een totaal van 50 uur, zal Excel de resterende 2 uur weergeven. Je hebt hier namelijk twee tijdseenheden van 24. (50-48=2)
In onderstaand voorbeeld heb ik een totaal van 47 uur en 35 minuten, dus geeft Excel me de uitkomst 23 uur en 35 minuten.

 

Hoe lossen we dit op?

Simpel eigenlijk, we wijzigen hiervoor de opmaak van de cel.
Rechtsklik de cel met de (verkeerde) som, en klik “Celeigenschappen” in het pop-upmenu.

In het dialoogvenster dat verschijnt plaats je in het vak “Type” de “u”, dat staat voor de uren, tussen vierkante haken. Hierdoor zal er rekening worden gehouden met de uren hoger dan 24 uur.
Klik de knop OK wanneer je dit hebt gedaan.

Dit is al heel wat beter:

Dus telkens wanneer je uren wil optellen waarvan de som meer dan 24 is, plaats dan de “u” tussen vierkante haken [u] in het venster “celeigenschappen”.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats