Sorteren

Ik had je reeds verteld in les 1 dat we in Excel ook over een aantal databankfuncties beschikken.

Voor wie niet gewend is met databanken te werken, een databank is een verzameling van gegevens. Deze gegevens bestaan uit records, en records bestaan uit velden.
Een voorbeeld maakt dit duidelijker:
Eén record is bijvoorbeeld je naam, je adres, je postnummer EN je woonplaats. Al deze gegevens samen noemt men een record.
Eén van deze gegevens, bijvoorbeeld je naam, noemt men een veld.

Excel beschouwt elke rij als een “record”, en elke kolom als een “veld”.

Nu we dit allemaal weten, gaan we verder.

Een eerste databankfunctie waarover we beschikken in Excel, is het sorteren van gegevens.

Je hebt de mogelijkheid te sorteren op een kolom, “veld” voor de databankspecialisten onder ons, en je kunt sorteren op meerdere kolommen.

Sorteren op één kolom kan in twee klikken.
Je plaatst de cursor in de kolom die je wil sorteren, je klikt de knop “Sorteren en Filteren” in het lint onder het tabblad “Start”, en je kiest “Sorteren van A naar Z” of “Sorteren van Z naar A”. Afhankelijk of je aflopend of oplopend wil sorteren.

Is dit makkelijk? Ja Peter dit is heel makkelijk.

Sorteren op meerdere kolommen is ook een fluitje van een cent.

Om te sorteren op meerde kolommen plaats je de cursor in gelijk welke kolom, maakt niet in welke.
Je klikt de knop “Sorteren en Filteren” in het lint, en je kiest “Aangepast sorteren” in het drop-downmenu.

Dit opent het dialoogvenster “Sorteren”.
In het dialoogvenster “Sorteren” kies je in het eerste vak de kolom waarop je het eerst wenst te sorteren. In dit geval wil ik eerst sorteren op de “Regio”.
Vervolgens wens ik te sorteren op de kolom “Naam”.
Hiervoor klik ik de knop “Niveau toevoegen”.
Dit voegt een vak toe aan het lijstje, waar ik de kolom “Naam” kies.
Wil jij nog meerdere kolommen toevoegen, klik je opnieuw de knop “Niveau toevoegen”.
In versie 2010 van Excel kun je zoveel niveaus toevoegen die je wenst.
Wens je de volgorde te wijzigen waarop wordt gesorteerd, selecteer je het veld, en klik je het naar boven- of naar onderwijzend pijltje.

Het tweede vak “Sorteren op”, laat ons toe het type van sorteren te kiezen. Kies “Waarden” wanneer je wil sorteren op tekst, getallen, datums, en tijd. Wens je te sorteren op de opmaak, dan kies je één van de overige opties: “Celkleur”, “Tekenkleur”, of “Celpictogram”.

Het derde vak kiezen we de volgorde van sorteren, hier zijn de verschillende keuzes afhankelijk van de gegevens in het veld dat je hebt gekozen. Is dit tekst, dan kan je sorteren van “A naar Z”, “Z naar A”, en “Aangepaste lijst”.
Zijn dit getallen, dan kan je sorteren “Van klein naar groot “, “Van groot naar klein “, en “Aangepaste lijst”. Is dit een datum of tijd, dan kan je sorteren op “”Oud naar nieuw”, of “Nieuw naar oud”, en “Aangepaste lijst”.

Wens je een Niveau te kopiëren, klik je de knop “Niveau kopiëren” bovenaan het dialoogvenster.
Wens je een Niveau te verwijderen, selecteer je het niveau, en klik je de knop “Niveau verwijderen ” bovenaan het dialoogvenster.

Belangrijk!!

Beschikt je lijst zoals in dit geval over kolomtitels, selecteer dan het aanvinkvakje “De gegevens bevatten kopteksten”. Anders zal ook deze worden verwerkt in het sorteren.
En dit is denk ik niet de bedoeling.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats