Subtotalen gebaseerd op één kolom

Op vraag van Lucas Decock, leg ik jullie uit hoe je de subtotalen weergeeft in een tabel.
Persoonlijk vind ik hiervoor draaitabellen de beste optie, maar goed, het kan ook anders.
In het eerste voorbeeld toon ik jullie hoe je dit doet op basis van één kolom.

Lucas wil de subtotalen zien per persoon.

Voor we subtotalen kunnen maken, moet we de gegevens waarvan we de subtotalen willen weten, sorteren.
Plaats de cursor in de tabel in kolom “Naam” (1).
Klik de knop “Sorteren en filteren” in het lint, en kies “Sorteren A naar Z”.

Kies vervolgens het tabblad “Gegevens”, en klik de knop “Subtotaal”.

In het dialoogvenster dat verschijnt kies je in het eerste vak de criteria, in dit geval dus de naam.
Daarom hebben we trouwens gesorteerd op deze.
In het tweede vak kies je de functie. In dit geval wens ik de som te zien, dus kies ik “Som”.
Wens jij liever het gemiddelde of wat dan ook te zien, dan kies je deze in dit lijstje.
En in het derde vak, kies je de kolom waaraan je het subtotaal wil toevoegen.
In dit geval dus de kolom “Totaal”.
Klik de knop OK.

Dit geeft ons het subtotaal voor elke persoon.
Links bovenaan vinden we een aantal knoppen, niveaus noemen we dit.
Standaard staat deze iingesteld op niveau 3. Dit geeft ons alle gegevens uit de tabel.

Door te klikken op niveau nr2 zal dit ons enkel de subtotalen weergeven.
De rest van de gegevens blijft dus onzichtbaar.

Wanneer je deze gegevens wil kopiëren naar een nieuw werkblad, selecteer je deze gegevens en je klik Ctrl + C op je toetsenbord.

Je klikt vervolgens Ctrl + V in het nieuwe werkblad om deze te plakken, dan zullen alle gegevens worden gekopieerd, ook de niet zichtbare cellen.

Om enkel de subtotalen te kopiëren naar een nieuw werkblad, dus enkel de zichtbare cellen, hebben we twee manieren.
De eerste en vlugste manier hiervoor is:
Selecteer eerst de gegevens.
Je klikt vervolgens de Alt-toets op je toetsenbord samen met de toets ; (punt-komma) op je toetsenbord.
En je klikt vervolgens Ctrl + C op je toetsenbord.
Dit kopieert deze gegevens.
Een tweede manier is:
Selecteer eerst de gegevens.
Klik de F5 toets op je toetsenbord.
Klik vervolgens de knop “Speciaal” in het dialoogvenster dat verschijnt.
Kies voor “Alleen zichtbare cellen”.
En klik de knop OK.
Hetzelfde hier, dit kopieert de gegevens.

Maakt niet uit hoe je het gedaan hebt, dan worden enkel de subtotalen geselecteerd.
Dit kun je je zien door de dansende stippelijntjes rond elk van de weergegeven rijen.
Dit is wel een verschil dan wanneer je enkel de Ctrl + C toetsen had geklikt, dan verschenen de dansende stippelijntjes rond heel de tabel (zie 3 afbeeldingen hierboven).

Nu gaan we deze gegevens ergens plakken, bijvoorbeeld in een ander werkblad.
Selecteer het nieuwe werkblad, en klik Ctrl + V op je toetsenbord.
Dit kopieert enkel de subtotalen.

Nog even dit.
Om subtotalen te verwijderen klik je opnieuw de knop “Subtotaal” in het lint, en klik je de knop “Alles verwijderen” in het dialoogvenster.

In een volgende tip laat ik jullie zien hoe je subtotalen toevoegt aan twee kolommen.

Ter informatie: Swotster.com denkt aan jou, denk ook aan Swotster.com

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats