Auto update draaitabel.

Op vraag van Els, Jos en ik weet niet meer wie nog allemaal, bespreek ik met jullie hoe je een draaitabel automatisch bijwerkt wanneer er gegevens worden toegevoegd aan het bronbestand.

In ons voorbeeldbestand hebben we op het tabblad “Data” een tabel ( 1) en op tabblad “Pt” een draaitabel (2).

Wanneer we nu gegevens toevoegen aan de tabel1 op het tabblad “Data” en we willen dat de draaitabel bijgewerkt telkens het tabblad “Pt” geselecteerd is dan moeten we een cel in de draaitabel selecteren (maakt niet uit welke cel) en op het lint gaan naar “Hulpmiddelen voor draaitabellen” en klikken op “Opties”(3).

Vervolgens klikken we op “Vernieuwen”(4)

Om nu niet telkens nadat we gegevens toegevoegd hebben aan de tabel deze handeling te moeten herhalen gaan we dit automatiseren met een macro.
We selecteren het tabblad “Pt”, selecteren een cel in de draaitabel, gaan op het lint naar het tabblad “Ontwikkelaars”(5).

( Het tabblad “Ontwikkelaars” weergeven zie Cursus Excel automatiseren )

Op het tabblad “Ontwikkelaars klikken we op “Macro opnemen”(6).

In het dialoogvenster “Macro opnemen” letten we er op dat bij “Macro’s opslaan in:” er gekozen wordt voor “Deze werkmap”(7), de Macronaam(8) laten we onveranderd,(het is een tijdelijke macro die we later verwijderen) en klikken OK.

We gaan op het lint naar “Hulpmiddelen voor draaitabellen” en klikken op “Opties” en op “Vernieuwen”.
We gaan terug naar het tabblad “Ontwikkelaars” klikken we op “Opname stoppen”(9).

We gaan nu op het lint op het tabblad ”Ontwikkelaars” klikken op “Visual Basic”(10).

In het venster van de Visual Basic editor zien we nu de opgenomen macro(11), is dit niet het geval dan dubbelklikken we in het “Projectvenster(12) op “Module1’(13).

We selecteren en kopiëren in de macro het gedeelte:
”PivotTables(“Draaitabel1”).PivotCache.Refresh” (14).

We dubbelkikken in het “Projectvenster op” de naam van het blad dat de draaitabel bevat (15) ( in dit voorbeeld is dit Blad1(Pt).

Terug in het code venster klikken we op het keuzemenupijltje en kiezen voor “Worksheet” (16).

We krijgen nu in het code venster een standaard code die bepaalt dat er iets moet gebeuren wanneer er iets veranderd op het werkblad, maar we moeten een code hebben die bepaalt wat er gebeurd wanneer het blad geactiveerd wordt. We klikken daarom op het keuzepijltje bij “SelectionChange” en kiezen voor “Activate”(17)

We plakken nu de gekopieerde code tussen de regels “Private sub Worksheet_Activate()” en “End Sub”(18), en wissen we de procedure:
“Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
End Sub(19)

We klikken nu met de rechtermuisknop op “Module1” in het projectvenster en kiezen voor “Module1 verwijderen”(20).

In het dialoogvenster “Microsoft Visual Basic for Applications” kiezen we voor “Nee”(21)

We sluiten de VBA Editor(22).

Vervolgens slaan we het bestand op als “Excel werkmap met macro’s”(23).

Telkens we nu in de tabel op het tabblad “Data” gegevens toegevoegd hebben en het tabblad ”Pt” selecteren zal de draaitabel geüpdatet worden.

Ter informatie: Swotster.com denkt aan zijn cursisten, denk ook aan Swotster.com

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats