Op vraag van Hermine V. heeft Valentin volgende tip geschreven.

Sorteren van gegevens in tabellen en draaitabellen met keuzerondjes en macro’s

In deze tip bespreken we het sorteren van gegevens in een tabel en een draaitabel met behulp van macro’s en keuzerondjes.

Wanneer we werken met een bestand waarin we macro’s gaan opnemen of vba code schrijven is het best om het bestand eerst op te slaan met de extensie .xlsm: Excel-werkmap met macro’s(1).

Sorteren in tabel

In Cursus Excel 2007 Les 23 vindt je de uitleg om gegevens op te maken als tabel en in Cursus Excel 2007 Les 24 wordt uitgelegd hoe je in een tabel gegevens kan sorteren met behulp van de filterknoppen van de kolomtitels(2), om niet telkens deze handeling te moeten herhalen gaan we sorteren met behulp van keuzerondjes die macro’s uitvoeren(3).

We nemen eerst de macro op om de kolom “Datum” te sorteren.

Regels voor naamgeving van macro’s:

1. Een macronaam mag niet beginnen met een cijfer.
2. Er mogen geen spaties voorkomen in de naam.
3. De volgende tekens zijn niet toegelaten: ! . @ # & $
4. Je mag dus de woorden aan elkaar vast schrijven en bv. elk nieuw woord met een hoofdletter beginnen “SortDatumTabel” of tussen de woorden het onderstrepingsteken plaatsen “Sort_datum_tabel”

We gaan op het lint naar het tabblad “Ontwikkelaars”(4), (hat tabblad “Ontwikkelaars” zichtbaar maken (zie Cursus Excel automatiseren Les 3), en klikken op “Macro opnemen”(5).

In het dialoogvenster “Macro opnemen” wissen we in het vak “Macronaam” de standaard benaming die Excel geeft aan de macro “Macro1” en typen we een toepasselijke naam voor de macro bv: SortDatumTabel(6).

In het vak “Macro opslaan in” kiezen we voor “Deze werkmap”(7) en we geven een beschrijving op voor de macro(8) en klikken OK (een beschrijving opgeven is niet verplicht).

We klikken op het naar beneden wijzend pijltje van de kolomtitel “Datum”(9) en kiezen voor “Sorteren van nieuw naar oud”(10).

We klikken op “Opname stoppen”(11).

We nemen ook de macro’s op voor de kolommen Schoenen, Riemen en Handtassen en geven ze ook toepasselijke namen bv. SortSchoenenTabel, SortRiemenTabel en SortHandtassenTabel.

We passen de rijhoogte aan van de eerste rij tot 40 pixels(12) (Rijhoogte aanpassen zie Cursus Excel 2007 Les 16).

We gaan nu op het lint naar “Ontwikkelaars(13)”, klikken op “Invoegen”(14) en kiezen voor “Keuzerondje”(15)

We tekenen met ingedrukte linkermuisknop het keuzerondje in cel A1 (16).

Met het keuzerondje nog geselecteerd dubbelklikken we op de tekst en met de DELETE-TOETS wissen we de tekst (17).

We gaan met de muiscursor naar één van de hoeken van het keuzerondje tot deze veranderd in een dubbele pijl(18) en verslepen met ingedrukte linkermuisknop de hoek tot deze een vierkantje vormt(19).

Met de pijltjestoetsen kunnen we het nog geselecteerde rondje verplaatsen zodat het horizontaal in het midden uitgelijnd is in de cel.
We drukken CTRL+C om het rondje te kopiëren, selecteren cel B1 en drukken CTRL+V om het te plakken.
Ook hier kunnen we het rondje uitlijnen met de pijltjes toetsen.
We plakken het rondje ook in de cellen C1 en D1(20).

We klikken met de rechtermuisknop op het eerste keuzerondje en kiezen voor “Macro toewijzen”(21).

In het dialoogvenster “Macro toewijzen aan object” kiezen we bij “Macro’s in” voor “Deze werkmap(22)” en klikken op de macro “SortDatumTabel(23)” en klikken op OK.

We herhalen de punten 21, 22 en 23 voor de resterende keuzerondjes en koppelen ze aan de juiste macro’s .

Wanneer we nu op de keuzerondjes klikken worden de gegevens gesorteerd.

Sorteren in draaitabel

In Cursus Excel 2007 Les 47 wordt uitgelegd hoe je van een tabel een draaitabel maakt.

Eerst wat uitleg over het sorteren van velden in draaitabellen. In een tabel heeft elke kolom een filterknop(24), in een draaitabel heeft niet elke kolom een filterknop(25).

We kunnen in een draaitabel de andere velden (de kolomlabels) wel filteren met de filterknop van de eerste kolom (de rijlabels).
Sorteren van de ander velden: we klikken op de filterknop en in het menu hebben we dan verschillende opties.

“Sorteren van Oud naar nieuw”, “Sorteren van nieuw naar oud” en “Meer sorteeropties”(26), de opties van “ Sorteren van oud naar nieuw” en “Sorteren van nieuw naar oud” zijn van toepassing op de eerste kolom (rijlabel), in ons voorbeeld is dat de kolom “Datum” .

Met de optie “Meer sorteeropties” hebben we talrijke mogelijkheden om te sorteren, één van die opties is keuzelijsten die ons de mogelijkheid geven te sorteren op de andere velden (kolomlabels)(27) in ons voorbeeld de kolommen “Som van Schoenen” , “Som van Riemen” en “Som van Handtassen”.

We nemen de macro’s op, geven ze een toepasselijke naam, bv. SortDatumDraaitabel, SortSchoenenDraaitabel , SortRiemenDraaitabel en SortHandtassenDraaitabel.
We plaatsen de keuzerondjes en koppelen deze aan de macro’s zoals beschreven voor tabellen.

Wanneer we nu op de keuzerondjes klikken worden de gegevens gesorteerd.

Opmerking:
Nadat je de macro’s hebt opgenomen en gekoppeld aan de keuzerondjes mag je de benaming van de kolomtitels niet wijzigen, niet voor tabellen nog voor draaitabellen, de macro’s zullen een foutmelding geven. Denk dus eerst na welke benaming je geeft aan de kolomtitels.

Ter informatie: Swotster.com denkt aan jou, denk ook aan Swotster.com

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats