Nummeren records per klant

Op vraag van Damien heb ik volgende tip geschreven.

Damien vroeg me hoe je de facturen ordent op factuurnummer en deze vervolgens nummert volgens klant, zodat je kunt zien hoeveel bestellingen deze klant heeft gemaakt.
In deze tip toon ik jullie hoe je dit doet.

Als voorbeeld heb ik een lijstje met factuurnummers, datums, klanten en bedragen.
Het eerste wat je doet is de klanten sorteren op naam.
Selecteer hiervoor een cel in de kolom “Klant” en klik de knop “Sorteren en filteren” in het lint.
Klik “”Sorteren A naar Z”.

Vervolgens voegen we een kolom toe.
Rechtsklik hiervoor de kolomletter A, en kies “Invoegen”.

Geef deze kolom een titel, bijvoorbeeld “Nummer”, en typ het nummer 1 in de eerste cel.

In cel A3 typ je volgende formule:
=ALS(D3=D2;1+A2;1)
Wat staat hier?
Als cel D3 gelijk is aan cel D2, dan tel je één bij de inhoud van cel A2, anders geef je het getal één.

Wanneer je de knop Enter klikt op je toetsenbord zie je dat hij netjes het nummer twee weergeeft.
Het is ook namelijk de tweede factuur van de klant “ABAX”.
Dubbelklik de vulgreep van deze cel, om de formule te kopiëren naar de onderliggende cellen.

Zoas je ziet in onderstaande afbeelding word het aantal facturen nu netjes genummerd per klant.
Vervolgens gaan we al deze formules kopiëren als waarden.
Waarom moeten we deze kopiëren als waarden?
Omdat we straks onze facturen terug gaan ordenen volgens factuurnummer en wanneer dit is gedaan, zouden de formules niet meer kloppen.
Lijkt me logisch. Toch?
Dus selecteer het hele bereik uit deze kolom, en klik de sneltoetscombinatie Ctrl+C op je toetsenbord.

Klik vervolgens het naar benedenwijzend pijltje onder de knop “Plakken” in het lint, en klik “Plakken speciaal”.

In het dialoogvenster dat verschijnt kies je de optie “Waarden” en klik je de knop OK.

Onze formules zijn nu geen formules meer maar waarden en kunnen we rustig sorteren op gelijk welke kolom.
Dus het enige wat je nu nog hoeft te doen is de factuurnummers terug te sorteren.
Selecteer hiervoor een cel in deze kolom, klik de knop “Sorteren en filteren” en klik “Sorteren A naar Z”.
De facturen zijn nu terug netjes geordend volgens factuurnummer en hebben naast de kolom “FactNr” een kolom waar het volgnummer staat van de bestelling van de klant.

Ter informatie: Swotster.com denkt aan jou, denk ook aan Swotster.com

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats